Der iCal Belegungskalender

Betreiben Sie eine Ferienimmobilie oder vermieten Sie Ihre Ferienwohnung? Dann kommt einige Verwaltungsarbeit auf Sie zu. Einer der wichtigsten Punkte einer Webseite für Ihre Ferienwohnung ist der Belegungskalender, der auf dem neuesten Stand sein sollte. Nur so bleiben alle Inserate aktuell und es kommt nicht zu ärgerlichen Überschneidungen. Wie Sie den Belegungskalender mit ical synchronisieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist ein iCal Belegungskalender?

In diesem Kalender sind alle Belegungszeiten der Ferienwohnung aufgeführt. Zumeist verwenden Sie dafür eine farbliche Strukturierung, sodass die grünen Tage noch buchbar und die roten Tage bereits verbucht sind. Dieser Kalender lässt sich als Platte oder Zusatzfunktion ganz einfach mit der Webseite oder Ihrem Inserat verbinden. Sobald eine Buchung bestätigt ist, automatisiert der Kalender die Tage. Sie müssen die Eintragungen bei iCal nicht selbst vornehmen. Sie werden mit allen verbundenen Endgeräten synchronisiert. So sehen Sie auf Ihrem Smartphone ebenso wie auf Ihrem Laptop, wann die Ferienwohnung verbucht ist.

Immer mehr Betreiber einer Ferienwohnung entscheiden sich für einen automatisierten Abgleich der Buchungszeiten via iCal. Das nimmt Ihnen jede Menge Arbeit ab und minimiert die Fehleranfälligkeit der Webseite. Für eine erfolgreiche Vermarktung Ihrer Ferienimmobilie muss der Belegungskalender auf dem neuesten Stand bleiben. Die potenziellen Gäste erwarten diesen Buchungskalender von den Betreibern der Ferienimmobilie, um online Ihr Zimmer für den gewünschten Zeitraum zu buchen. Fehlt der digitale Buchungskalender oder eine andere Auskunft über die freien und verbuchten Zeiten, wandern die Nutzer schnell zum nächsten Anbieter ab. Dieses ungenutzte Kunden- und Gast-Potenzial sollten Sie sich keinesfalls entgehen lassen.

Zum heutigen Standard gehört die automatische Synchronisation des Kalenders über die iCal Schnittstelle. So können Sie auf fast allen Buchungsplattformen, wie zum Beispiel Airbnb oder Booking.com, die Anfragen mit dem Belegungskalender via iCal synchronisieren. Sie können die Bewegungsdaten beliebig importieren und exportieren. Doch die Verwendung von iCal ist nicht ganz frei von Problemen und sollte immer mit den passenden Best Practises umgesetzt werden.

Was ist iCal?

Das Datenformat dient zum Austausch von Kalenderinhalten. Es ist RFC 5545 standardisiert Und basiert auf vCalendar. Es handelt sich bei der Abkürzung humaine Dateinamenserweiterung für alle Dateien unter macOS. Der Kalender ist nicht nur als Belegungskalender für Ferienimmobilien im Einsatz, sondern auch als Planung und Koordination von Mitarbeitern, privaten Terminen und Verpflichtungen sowie Urlaubszeiten und Kundengespräche. Im Grunde genommen orientiert sich iCal an den Anforderungen der Nutzer, damit sie ihre Termine im Blick behalten.

Hinter der Abkürzung iCal steht der iCalender, der wie ein Austauschformat funktioniert, in der Sie die Zeiträume und Ereignisse beschreiben. Mittlerweile akzeptieren viele alltägliche Kalenderanwendungen wie zum Beispiel der Android oder Google Kalender das iCal Format. Das vereinfacht Ihre Arbeit wesentlich. Auch mit den bekannten Buchungsplattformen und Unterkunftsportalen funktioniert iCal  reibungslos. Sie erkennen es an der Dateiendung .ics.

Die Einrichtung und Orientierung dauert nur wenige Minuten. Wählen Sie den Ort und das Datum. Fügen Sie den Kalender hinzu und behalten Sie fortan alle Termine im Blick. In diesem Zusammenhang ergeben sich kaum Abweichungen, wenn es um die Buchungsdaten geht. Schließlich sind Sie als Vermieter von Ferienwohnungen darauf angewiesen, dass die eingehenden Buchungen mit Ihren Daten übereinstimmen. Tragen Sie die Termine nicht händisch in den Kalender ein. Die Übersicht geht verloren, wenn Sie mehrere Buchungsplattformen für sich nutzen und keine Übersicht mehr über Ihre E-Mails behalten.

iCal Buchungsplattform in der Praxis

Sie gehen in das Inserat Ihrer Ferienwohnung auf die jeweilige Plattform. Ausgehend vom Belegungsplan können Sie in den meisten Fällen einen iCal Belegungsplan importieren. Gleichermaßen können Sie den Belegungsplan von der Plattform exportieren, um diesen in einen anderen Belegungskalender zu importieren. Leider weichen die Lesezeiten für die Bestätigung der Belegungszeiten bei den Online Buchungsplattformen voneinander ab. So haben Vermieter immer wieder Probleme mit Doppelbuchungen, obwohl Sie sich mit dem iCal Abgleich in Sicherheit gewogen haben. Sie sollten also auf die Lesezeiten beim iCal-Import hinweisen und diese bei der Bestätigung der Buchungen mit einbeziehen.

Tatsächlich variieren diese Zeiten für die Synchronisation von 5 Minuten beim Buchungsportal HRS bis auf 180 Minuten auf Fewo-von-privat.de. Beachten Sie dies bei der Umstellung und Eintragung der Buchungszeiten.

Sie sollten den Buchungskalender iCal möglichst nicht verwenden, wenn Sie Inserate Ihrer Ferienwohnung auf unterschiedlichen Buchungsplattformen schalten. Hier ist es ohne ein automatisches Tool nicht möglich, die Synchronisation ohne Fehler oder Abweichungen vorzunehmen. Die unterschiedlichen Lesezeiten machen Doppelbuchungen möglich. Realisierbar ist eine Synchronisation über ein Channel-Management-System mit den entsprechenden Schnittstellen. Professionelle Tools können diesen Ärger ersparen. Schließlich verursacht jede Doppelbuchung Kosten und Ärger, auf die Sie gut verzichten können.

Wie Sie die Buchungen am besten mit iCal verwalten

Im Grunde genommen haben online Buchungskanäle Priorität. Hier muss die Vakanz auf dem neuesten Stand sein. Verwenden Sie zum Beispiel nur ein Portal, pflegen Sie unbedingt den Buchungskalender als Erstes ein und übertragen Sie die Belegungszeiten auf die anderen Marketingkanäle via Export. Erhalten Sie per Telefon eine unverbindliche Anfrage, sollten Sie diese nicht einfach mit Blick auf den Kalender bestätigen. Warten Sie, bis die Online Buchungskanäle den Zeitraum sperren. Das sollten Sie so dem Gast kommunizieren. Geben Sie erst die Bestätigung der Buchung, wenn diese verbindlich im System hinterlegt ist. Eine kurze E-Mail ist da hilfreich und vermeidet jeglichen Unmut.

Verwalten Sie mehrere Buchungskanäle, ist die einfache Synchronisierung via iCal eher ungeeignet. Hier kommen direkte Schnittstellen zum Einsatz über spezialisierte Channel-Managment-Systeme. Wenn Sie den Vakanzabgleich automatisieren und dafür professionelle Tools nutzen, können Sie die Lesezeiten der Buchungsportale links liegen lassen. In diesem Fall sollte es so gut wie nie zu einer Doppelbuchung kommen.

Fazit

Im Grunde genommen gehört iCal zu einem praktischen und zuverlässigen Belegungskalender, der mit fast allen Buchungsplattformen kompatibel ist. Sie können die Daten importieren und exportieren. Das dauert nur ein paar Augenblicke. Lediglich die Lesezeiten der einzelnen Buchungsportale weichen voneinander ab. Bieten Sie Ihre Ferienwohnung auf breiter Ebene an, sollten Sie dies mit bedenken und auf professionelle Tools zurückgreifen, die Fehler und doppelte Buchungen vermeiden.