Buchungsbestätigung bei Ferienwohnungen

Die Annahme einer Buchung gehört neben der Vermarktung der Ferienwohnung, der Reinigung und der Kommunikation mit den Gästen zu den wichtigsten Verwaltungsaufgaben, die auf einen Vermieter zukommen. Gestalten Sie die Buchungsbestätigung so unkompliziert und persönlich wie möglich, um keinen potenziellen Gast fahrlässig zu verlieren. Was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in dem folgenden Artikel.

Was ist eine Buchungsbestätigung?

Eigentlich sagt der Name alles: Mit einer Buchungsbestätigung bestätigen Sie die Buchung eines Gastes in Verbindung mit Ihrer Ferienwohnung. Dadurch schließen Sie einen verbindlichen Buchungsvertrag mit dem Gast. Daran sind bestimmte Pflichten und Rechte gebunden, die Sie genau kennen sollten. Erst über die Buchungsbestätigung wird der Beherbergungsvertrag rechtssicher, von daher ist es wichtig, dass sie schnellstmöglich herausgeht. Erst dann verpflichten sich Gast und Vermieter zur Einhaltung der vereinbarten Leistungen in Verbindung mit der Ferienimmobilie.

Wie funktioniert die Buchungsbestätigung?

Für das Zu-Stande-Kommen eines Beherbergungsvertrags muss von beiden Seiten eine Willenserklärung erfolgen. Auch wenn viele davon ausgehen, ist das alleinige Anbieten der Ferienwohnung noch lange keine Willenserklärung vonseiten des Vermieters. Diese Erklärung ist an einen individuellen Gast gebunden und wird nicht allgemein ausgesprochen.

Wie sieht eine Buchungsbestätigung für Ihre Ferienwohnung aus?

Im Grunde genommen besteht eine größtmögliche Freiheit, denn es handelt sich um Ihre persönliche Willenserklärung, die zu Ihrem Inhalt und Format passt. Hätten Sie gedacht, dass eine telefonische Bestätigung ausreicht? Sie können dem potenziellen Gast das Zustandekommen des Vertrags mündlich mitteilen. Empfehlenswerter ist aber die Buchungsbestätigung in Schriftform, denn so haben Sie etwas in der Hand, das die Buchung tatsächlich bestätigt. Bei einigen Systemen ist es möglich, diese Bestätigung automatisiert als E-Mail an den Gast zu senden. Im Anhang befindet sich das Dokument der Buchungsbestätigung zum Beispiel als PDF. Empfehlenswert ist es, den Mietvertrag mitzusenden. In einer E-Mail sind die wichtigsten Dokumente gesammelt vorhanden und können durch die Unterschrift des Gastes bestätigt werden.

Was muss eine Buchungsbestätigung enthalten?

1. Senden Sie die wichtigsten Informationen zur Ferienwohnung. Dazu gehören der Name der Unterkunft, die Adresse, der Name des Vermieters, Ihre Kontaktinformationen, die Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Ich kann nicht oft genug darauf hinweisen, wie wichtig ein lückenloser Nachweis der Kontaktinformationen ist.
2. Nehmen Sie den Aufenthaltszeitraum auf, den Zeitpunkt der Anreise und der Abreise.
3. Wie viele Gäste haben Ihre Ferienwohnung gebucht? Handelt es sich um Erwachsene oder Kinder?
4. Erlauben Sie in Ihrer Ferienwohnung Haustiere, sollten diese in der Buchungsbestätigung mit angegeben sein. Oftmals kommt es zu abweichenden Preisen, je nachdem, ob die Gäste einen Hund oder eine Katze mitbringen.
5. Stellen Sie die Zusammensetzung der Preise dar, die jeder Gast eindeutig nachvollziehen kann. Es handelt sich um alle Gebühren, die vereinbarten Leistungen, die Preise pro Nacht und die Kosten für die Reinigung. Auch eine Kurtaxe sollte mit aufgeführt werden. Machen Sie es Ihrem Gast beim Start so leicht wie nur möglich.
6. Verweisen Sie in der Buchungsbestätigung auf mögliche Gebühren in Verbindung mit einer Stornierung. Diese sollten Sie detailliert und lückenlos im Mietvertrag aufnehmen.

Welche Verpflichtungen gehen mit der Buchungsbestätigung einher?

Sobald die Buchungsbestätigung an den Gast gegangen ist, übernehmen Sie die Verpflichtung, die Unterkunft für den vereinbarten Zeitraum zur Verfügung zu stellen. Von daher sollten in der Bestätigung nur die Leistungen auftauchen, die Sie in dem Zeitraum wirklich gewährleisten können. Im Gegenzug dazu verpflichtet sich der Gast, die vereinbarte Summe vollständig zu zahlen. Nur wenn ein beiderseitiges Einvernehmen gegeben ist, ist es vonseiten des Gastes oder des Vermieters möglich, den vereinbarten Betrag zu stornieren. In diesem Zusammenhang werfen Sie einen Blick auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der bekannten Buchungsportale und Plattformen.

Warum ist die Buchungsbestätigung so wichtig?

Ein Vertrag und eine Vermietung eines Ferienobjekts gehen mit umfangreichen rechtlichen Regelungen einher. Im Grunde genommen geht es um einen Beherbergungsvertrag, der auch als schuldrechtlicher Vertrag gilt. In diesem Vertrag verpflichten sich zwei Parteien, bestimmte Leistungen zu erbringen. In diesem Fall ist für den Gast das Zahlen der Gebühren und für den Vermieter das Bereitstellen des Objekts und der vereinbarten Leistungen. Ausgehend vom Bürgerlichen Gesetzbuch ist dieser Vertrag gemischt geregelt und wird durch die Gesetzgebung nicht konkret reguliert. Er unterliegt bestimmten gesetzlichen Vorgaben.

Welche Pflichten und Rechte sind mit einer Buchungsbestätigung verbunden?

Noch bevor Sie überhaupt die Buchungsbestätigung gesendet haben, ist der Mieter erst einmal an den Antrag gebunden. Daran orientiert sich wiederum der vereinbarte Preis. Im Grunde genommen haben Sie das Recht, eine 100-prozentige Stornogebühr zu erheben, wenn der Mieter vor der Buchungsbestätigung den Beherbergungsvertrag stornieren möchte. Rechtskräftig wird der Vertrag aber erst durch Ihre Bestätigung. Ab diesem Zeitpunkt ist es keinem der beiden Parteien mehr möglich, einseitig von dem Vertrag zurückzutreten.

Wann sollte der Vermieter die Buchungsbestätigung senden?

Unerheblich davon, ob Sie vorher schon einen Preis vereinbart haben, kommt die Buchungsbestätigung einem verbindlichen Beherbergungsvertrag gleich. Es ist Ihnen dennoch nicht erlaubt, bei der ersten Vermutung auf eine vermeintliche Buchung eine Bestätigung zu versenden. Erst wenn der potenzielle Mieter eine einseitige Willenserklärung verwendet hat, ist der Zeitung für die Buchungsbestätigung gekommen.

ACHTUNG: Im Grunde genommen ist der Vermieter bei einer erfolgten Buchung an einen zustande kommenden Beherbergungsvertrag gebunden. Im Vergleich dazu hat eine Reservierung keine rechtlichen Folgen.

Nehmen Sie die Bestätigung der Buchung nicht auf die leichte Schulter, denn diese hat einen gewissen Rechtsanspruch. Umgehen Sie von daher jegliche Ärgernisse, indem Sie auf die Rechte ausgehend von der Buchungsbestätigung bestehen. Dabei ist es nicht immer einfach, auf den ersten Blick eine rechtskräftige Buchung zu erkennen. Telefonieren Sie zum Beispiel mit einem potenziellen Gast, der Ihnen sagt, dass er Ihre Immobilie buchen möchte, können Sie dies mit einer einseitigen Willenserklärung gleichsetzen und im Endeffekt die Bestätigung der Buchung versenden. Tatsächlich ist dieser Interessent an seinen mündlichen Antrag rechtlich gebunden. Wenn Ihnen der Gast erklärt, dass er in diesem Zeitraum dennoch wichtige Termine hat, die er nicht absagen kann, können Sie aus Kulanz ablehnen.

Bei einigen Portalen, wie zum Beispiel Skyscanner, geht eine automatische Bestätigung per E-Mail an die Nutzer. Diese gilt auch dann, wenn die Mail im Spamordner oder im Junk-Ordner landet. Bevor Sie Ihre Immobilie in einem Buchungsportal eintragen, sollten Sie einen Blick auf die FAQs, die häufigsten Fragen werfen und sich über die Funktionen der Buchungsbestätigung gelesen. In einigen Fällen kommen die Bestätigungen nicht richtig beim Gast an. Das liegt zum großen Teil daran, dass er diese gar nicht sieht, da sie im Spamordner liegen oder weil er eine falsche Adresse eingegeben hat. An seiner Bestätigung der Buchung ändert das aber nichts.

Was ist mit der Buchungsbestätigung bei einer Sofortbuchung?

Sie können bei vielen bekannten Buchungsportalen wie zum Beispiel bei FeWo-direkt oder bei Airbnb dieser Vorbuchung aktivieren. Sobald ein Gast das Angebot bestätigt und eine Buchung vornimmt, zieht das Portal für den Vermieter bereits eine Anzahlung an. In diesem Zusammenhang besteht automatisch die Buchungsbestätigung. Sie haben aber die Möglichkeit, diese Funktion auszuschalten oder zu aktivieren. Informieren Sie sich vorab über die gegebenen Stornierungsgebühren und entscheiden Sie selbst, ob dieses Angebot für Sie infrage kommt.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, vorab eine Buchungsbestätigung zu erstellen und diese als Musterexemplar für Ihre potenziellen Gäste und die Mieter bereitzuhalten. Füllen Sie dieses Muster individuell mit den Reisedaten aus und holen Sie sich nochmals einen rechtlichen Beistand oder eine Beratung bei einem Profi. Im Netz gibt es eine ganze Reihe an Mustern, die einen guten Ausgangspunkt bieten.