
Was beachten bei der Buchungsbestätigung bei Ferienwohnungen?
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Die Annahme einer Buchung gehört neben der Vermarktung der Ferienwohnung, der Reinigung und der Kommunikation mit den Gästen zu den wichtigsten Verwaltungsaufgaben, die auf einen Vermieter zukommen. Gestalten Sie die Buchungsbestätigung so unkompliziert und persönlich wie möglich, um keinen potenziellen Gast fahrlässig zu verlieren. Was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in dem folgenden Artikel.
Eigentlich sagt der Name alles: Mit einer Buchungsbestätigung bestätigen Sie die Buchung eines Gastes in Verbindung mit Ihrer Ferienwohnung. Dadurch schließen Sie einen verbindlichen Buchungsvertrag mit dem Gast. Daran sind bestimmte Pflichten und Rechte gebunden, die Sie genau kennen sollten. Erst über die Buchungsbestätigung wird der Beherbergungsvertrag rechtssicher, von daher ist es wichtig, dass sie schnellstmöglich herausgeht. Erst dann verpflichten sich Gast und Vermieter zur Einhaltung der vereinbarten Leistungen in Verbindung mit der Ferienimmobilie.
Für das Zu-Stande-Kommen eines Beherbergungsvertrags muss von beiden Seiten eine Willenserklärung erfolgen. Auch wenn viele davon ausgehen, ist das alleinige Anbieten der Ferienwohnung noch lange keine Willenserklärung vonseiten des Vermieters. Diese Erklärung ist an einen individuellen Gast gebunden und wird nicht allgemein ausgesprochen.
Im Grunde genommen besteht eine größtmögliche Freiheit, denn es handelt sich um Ihre persönliche Willenserklärung, die zu Ihrem Inhalt und Format passt. Hätten Sie gedacht, dass eine telefonische Bestätigung ausreicht? Sie können dem potenziellen Gast das Zustandekommen des Vertrags mündlich mitteilen. Empfehlenswerter ist aber die Buchungsbestätigung in Schriftform, denn so haben Sie etwas in der Hand, das die Buchung tatsächlich bestätigt. Bei einigen Systemen ist es möglich, diese Bestätigung automatisiert als E-Mail an den Gast zu senden. Im Anhang befindet sich das Dokument der Buchungsbestätigung zum Beispiel als PDF. Empfehlenswert ist es, den Mietvertrag mitzusenden. In einer E-Mail sind die wichtigsten Dokumente gesammelt vorhanden und können durch die Unterschrift des Gastes bestätigt werden.
Sobald die Buchungsbestätigung an den Gast gegangen ist, übernehmen Sie die Verpflichtung, die Unterkunft für den vereinbarten Zeitraum zur Verfügung zu stellen. Von daher sollten in der Bestätigung nur die Leistungen auftauchen, die Sie in dem Zeitraum wirklich gewährleisten können. Im Gegenzug dazu verpflichtet sich der Gast, die vereinbarte Summe vollständig zu zahlen. Nur wenn ein beiderseitiges Einvernehmen gegeben ist, ist es vonseiten des Gastes oder des Vermieters möglich, den vereinbarten Betrag zu stornieren. In diesem Zusammenhang werfen Sie einen Blick auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der bekannten Buchungsportale und Plattformen.
Ein Vertrag und eine Vermietung eines Ferienobjekts gehen mit umfangreichen rechtlichen Regelungen einher. Im Grunde genommen geht es um einen Beherbergungsvertrag, der auch als schuldrechtlicher Vertrag gilt. In diesem Vertrag verpflichten sich zwei Parteien, bestimmte Leistungen zu erbringen. In diesem Fall ist für den Gast das Zahlen der Gebühren und für den Vermieter das Bereitstellen des Objekts und der vereinbarten Leistungen. Ausgehend vom Bürgerlichen Gesetzbuch ist dieser Vertrag gemischt geregelt und wird durch die Gesetzgebung nicht konkret reguliert. Er unterliegt bestimmten gesetzlichen Vorgaben.
Noch bevor Sie überhaupt die Buchungsbestätigung gesendet haben, ist der Mieter erst einmal an den Antrag gebunden. Daran orientiert sich wiederum der vereinbarte Preis. Im Grunde genommen haben Sie das Recht, eine 100-prozentige Stornogebühr zu erheben, wenn der Mieter vor der Buchungsbestätigung den Beherbergungsvertrag stornieren möchte. Rechtskräftig wird der Vertrag aber erst durch Ihre Bestätigung. Ab diesem Zeitpunkt ist es keinem der beiden Parteien mehr möglich, einseitig von dem Vertrag zurückzutreten.
Unerheblich davon, ob Sie vorher schon einen Preis vereinbart haben, kommt die Buchungsbestätigung einem verbindlichen Beherbergungsvertrag gleich. Es ist Ihnen dennoch nicht erlaubt, bei der ersten Vermutung auf eine vermeintliche Buchung eine Bestätigung zu versenden. Erst wenn der potenzielle Mieter eine einseitige Willenserklärung verwendet hat, ist der Zeitung für die Buchungsbestätigung gekommen.
ACHTUNG: Im Grunde genommen ist der Vermieter bei einer erfolgten Buchung an einen zustande kommenden Beherbergungsvertrag gebunden. Im Vergleich dazu hat eine Reservierung keine rechtlichen Folgen.
Nehmen Sie die Bestätigung der Buchung nicht auf die leichte Schulter, denn diese hat einen gewissen Rechtsanspruch. Umgehen Sie von daher jegliche Ärgernisse, indem Sie auf die Rechte ausgehend von der Buchungsbestätigung bestehen. Dabei ist es nicht immer einfach, auf den ersten Blick eine rechtskräftige Buchung zu erkennen. Telefonieren Sie zum Beispiel mit einem potenziellen Gast, der Ihnen sagt, dass er Ihre Immobilie buchen möchte, können Sie dies mit einer einseitigen Willenserklärung gleichsetzen und im Endeffekt die Bestätigung der Buchung versenden. Tatsächlich ist dieser Interessent an seinen mündlichen Antrag rechtlich gebunden. Wenn Ihnen der Gast erklärt, dass er in diesem Zeitraum dennoch wichtige Termine hat, die er nicht absagen kann, können Sie aus Kulanz ablehnen.
Bei einigen Portalen, wie zum Beispiel Skyscanner, geht eine automatische Bestätigung per E-Mail an die Nutzer. Diese gilt auch dann, wenn die Mail im Spamordner oder im Junk-Ordner landet. Bevor Sie Ihre Immobilie in einem Buchungsportal eintragen, sollten Sie einen Blick auf die FAQs, die häufigsten Fragen werfen und sich über die Funktionen der Buchungsbestätigung gelesen. In einigen Fällen kommen die Bestätigungen nicht richtig beim Gast an. Das liegt zum großen Teil daran, dass er diese gar nicht sieht, da sie im Spamordner liegen oder weil er eine falsche Adresse eingegeben hat. An seiner Bestätigung der Buchung ändert das aber nichts.
Sie können bei vielen bekannten Buchungsportalen wie zum Beispiel bei FeWo-direkt oder bei Airbnb dieser Vorbuchung aktivieren. Sobald ein Gast das Angebot bestätigt und eine Buchung vornimmt, zieht das Portal für den Vermieter bereits eine Anzahlung an. In diesem Zusammenhang besteht automatisch die Buchungsbestätigung. Sie haben aber die Möglichkeit, diese Funktion auszuschalten oder zu aktivieren. Informieren Sie sich vorab über die gegebenen Stornierungsgebühren und entscheiden Sie selbst, ob dieses Angebot für Sie infrage kommt.
Grundsätzlich empfiehlt es sich, vorab eine Buchungsbestätigung zu erstellen und diese als Musterexemplar für Ihre potenziellen Gäste und die Mieter bereitzuhalten. Füllen Sie dieses Muster individuell mit den Reisedaten aus und holen Sie sich nochmals einen rechtlichen Beistand oder eine Beratung bei einem Profi. Im Netz gibt es eine ganze Reihe an Mustern, die einen guten Ausgangspunkt bieten.
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